지금까지 올렸던 자료들의 출처가 되었던 카페와 제 블로그에 올리진 못했으나 매우 좋은 자료들이 넘쳐나는 블로그들을 올려 드립니다.
관심있는 분들은 방문해 보시면 매우 좋을것 같습니다.
All that Secretary
http://blog.naver.com/madmax42/
야사서비스아카데미 자료실
http://cafe.naver.com/csmarketing.cafe?iframe_url=/ArticleRead.nhn%3Farticleid=6338&
이름없는 블로그? 입니다^^;;
http://blog.naver.com/killrtp/10121773905
2011년 11월 25일 금요일
2011년 11월 19일 토요일
오늘 비서 2급 시험 봤어요~
맨처음에 썼던데로 평소 비서에 관심이 있었기에 2급 시험을 봤습니다.
그래서 1주일에 하나 꼴로 올리던게 시험 준비 땜에 좀 늦었네요~
실기는 워드 자격증이 있어서 면제니까 필기만 붙으면 나름 비서라고 불릴수 있을듯ㅋㅋ
대전 상공회의소에서 봤는데 처음 가는 길이라 한참 해맸다는...^^:;
버스가 늦게 와서 하마터면 시간에 늦어서 시험 자체를 못볼뻔 했어요ㅋㅋ
예상문제집 풀때는 쉽게 쉽게 풀었는데 상당히 어렵게 나오더군요;;;
총 80문제 였는데 역시나 최고 약점인 영어에서 시간을 다 말아먹었다는...
답 번호 적어가려 했는데 시간이 모잘라서 마킹만 겨우겨우 하고 나왔네요ㅠㅠ
12월 8일에 합격결과 나오는데 붙었으면 제발~~~~
이거 붙으면 좀더 공부하고 1급도 공부해 볼 요량입니다ㅋㅋ
비서에 대해서 점점 알면 알수록 그리 나쁘지 않다는 생각이 드는 이유는 뭘까요?
2011년 11월 8일 화요일
실제 비서직에 관한 고민글
네이버 지식인에 올라와 있는 비서에 관한 질문 글인데요~
질문자는 고등학생이지만 답변에 상당히 좋은 정보가 올라와 있고 지금의 제 고민 사항과 크게 다르지 않다고 생각하여 올립니다.
질문:
안녕하세요 저는 현재 고등학교에 재학중이고 3학년 입니다.
앞으로 일년도채 안남은 대학과 미래에 대해서 너무 많은 갈등이 되고 있는데요
실업계학교를 다니고 있고, 뭐 그러다보니 사무쪽에서 일을 하고싶더라구요..
첨엔 회사원이 되고싶고 그러다가 비서라는 직업에 더 끌리기 시작했어요
이번 2차수시때 전문대 비서과나 비서행정과를 넣을 생각이구요..
하지만 비서라는 직업에 대해서 아무지식도 없는채
무작정 대학에 원서를 넣기가 좀 그렇더라구요.. 생각이 없다라는 생각도 좀 들구요
물론 대충은 알긴하죠,
만약 사장비서라고 가정할경우 사장의 스케쥴, 발표나 업무 준비등등 차는 물론이구요
대충 기본적인 정보는 알고있지만 단지 저일만을 하려고 비서라는 꿈을 갖고 있다면
제가 좀 한심해 보이더라구요..
저런일들만 하는 직업이라면 이화여대라는 명문대에 비서학과라는 과가 있을리가 없구요
저같아도 이대생일경우 저런일하려고 비서과를 간다는건 좀 바보같은 짓이라고 생각되요
제가 묻고싶은건 이대비서과 나온 비서랑 전문대비서과나온 비서랑
나중에 똑같이 대기업 사장비서가 될경우 하는일이 구체적으로 무엇이 다른지..
또 비서란직업이 단순히 심부름을 떠나서 어떤 일을 하는 직업인지(구체적으로요)
아! 그리고 비서에서 또 갈라진다고 얼핏 들었거든요?
법률비서? 로펌비서? 이런용어들이 굉장히 생소하거든요
이런건 대학가서 나눠지는건가요? 아님 취업되는거에 따라 달라지는건가요?
휴 모르는게 넘 많은 고딩입니당 ~ 도와주세요
미래에 대한거라 너무 예민해요!!
자세하게~~ 아주아주 자세하게 알려주세요 제발요 !
냉정하게 써줘도 좋습니다. 현실적으로 써주세요
답변:
안녕하세요?
질문 잘 읽어보았습니다.
최근 고2, 고3 학생들의 비서와 관한 질문이 많이 올라오네요.
일단 네이버 지식 검색에서 "비서"란 단어를 치셔서 남들이 해놓은 답변을 조금 읽어보시면 좀 더 많은 참고가 될듯 합니다.(저도 답변 몇가지 했구요,..)
먼저 제소개를 하자면 전 모기업의 비서실에서 근무한 경력이 있는 직장인입니다.
(성별은 남자입니다만 조금 규모가 있는 비서실에는 여자만 근무하지 않고 남자들도 근무합니다..^^)
과거 근무해본 경험을 바탕으로 질문에 답변드리겠습니다.
먼저 정확한 답변을 위해 질문을 정리해보자면
1. 비서가 더 들어가보면 여러 분야로 세분화 된다고 하는데 어떻게 세분화 되는지?
2. 비서가 단지 사장의 스케쥴, 발표나 업무 준비, 차 대접 등을 하는 직업 입니까?
- 다른 업무는 없나요?
3. 이대 비서학과랑 전문대 비서학과 나온 것의 업무에 있어 차이점은?
로 대략 구분이 되네요..
그럼 질문에 답변드리겠습니다.
1. 비서가 더 들어가보면 여러 분야로 세분화 된다고 하는데 어떻게 세분화 되는지?
말씀하신대로 비서의 종류는 다양합니다.
일반 전담 비서, 수행비서, 법률비서, 교육비서, 행정비서................................등등.
하지만 국내에선 아직 일반 전담비서와 수행비서를 제외하고는 다른 비서들은 흔하지 않은것이 현실입니다.
몇 국내 대기업을 제외하고는 거의 없다고 보시면 되구요,(비슷한 업무를 하는 분들이 계실지는 모르지만..)
하지만 일부 선진국의 경우에는 비서의 세분화가 잘 되어 있어 실제로 다양한 비서가 존재한다고 합니다.
따라서 국내에서 일을 하실 생각이시라면, 일반 전담비서가 여자분에겐 가장 보편적인 길이구요 간혹 수행비서도 있습니다.(하지만 수행 비서는 대부분 남자가 많습니다.)
그리고 일반 전담 비서냐 수행비서냐 법률비서냐의 차이는 대학학과의 차이라기 보다는 자신이 취직해 만들어가는 커리어에 따라 달라집니다. (자신이 그간 법쪽에서 오랜 경험과 실무 지식과 이론실력을 쌓았다면 법률비서가 될수 잇는 것이지요) 물론 대학학과과 비서 분야와 부합하면 더 플러스요인이 되겠지만....(학과가 결정하는 것은 아니라고 생각하시면 됩니다.)
2. 비서가 단지 사장의 스케쥴, 발표나 업무 준비, 차 대접 등을 하는 직업 입니까?
- 다른 업무는 없나요?
일반 전담 비서의 기본 역활은 말씀하신대로 스케쥴 조정, 회의나 업무 준비, 차 대접, 전화응대, 내방객 안내 등입니다. 하지만 이 업무는 매우 중요한 업무입니다. 비서란 본래 상사가 자신의 업무에 100% 전념할수 있게 지원해주는 직업입니다. 따라서 위의 일은 상사가 그렇게 할수 있도록 해주는 아주 기본적인 일이고 저 일을 제대로 하기도 쉽지 않습니다.
비서의 이 외에 업무도 있습니다.
하지만 이외의 업무는 회사마다 또 상사마다 회사 규모마다 틀립니다.
대기업의 경우에는 상사의 활동이 매우 커 저 일반적인 전담 업무를 하기에도 벅차 비서가 둘정도 되는 데도 있구요 반면 회사 규모가 작은 경우 일반적 업무양이 적어 비서가 회사의 총무 일이나 인사 쪽일에도 도움을 주는 경우도 있습니다.
또한 상사가 넓은 아량과 시야가 있는 경우 비서의 커리어 개발을 위해 비서가 원하는 분야의 일을 조금씩 시키며 교육도 보내주는 경우도 보았습니다.
따라서 이 질문에는 비서의 업무는 말씀하신 부분이 기본이지만 회사나 상사마다 조금씩 다른 업무도 있고 차이를 보인다라고 생각하시면 될것 같습니다.
3. 이대 비서학과랑 전문대 비서학과 나온 것의 업무에 있어 차이점은?
제가 봐온 바로는 차이는 거의 없다고 보시면 됩니다.
다만 이대나 명문대 비서학과 나온 졸업생들이 더 큰 기업에 비서로 취업될 확률은 높지요.
하지만 일단 어느 대학이건 비서로 취직이 되었을시는 그다음부터는 자기 실력으로 승부해야 합니다.
비서의 고유 업무를 잘 처리 해야 하구요.
또한 매너나 몸가짐 마음가짐도 발라야 하고..또한 가장 중요한 상사의 신뢰감을 획득하는 것이 중요하지요.
이러한 부분을 잘 해나가는 것은 출신 대학이 아니라 자기 실력과 인성입니다.
(다만 사회 진출에서 비서로써 기회를 잡을 확률이 조금 더 높다는 것이 출신대학이 어디냐 이겠지요)
그리고 업무에 차이점은 위에서 말씀하신대로 회사마다 비서의 업무가 다르기 때문에
출신 대학이 업무를 결정해주는 것은 아닙니다.
글이 너무 두서가 없었는지 모르겠습니다.
하여간 대강 두서없이 답변해드렸네요
당부드리고 싶은 것은 다른 이들이 질문올린것도 보시고 그에 대한 답변도 보시면 많은 도움이 될 것입니다.
항상 자신이 무엇을 알고 싶을때는 먼저 조사하고 분석하는 습관을 들이시는 것도 좋은 방법이 될거에요..
그럼 좋은 하루 되시구요
출처: 다음 까페 "비서와 참모"
- 참모나 보좌관 또는 남자 비서들의 공간입니다.
PS) 참고 하시라고 기사 하나 올립니다.
‘비서의 날’ 맞은 이금자 비서협회장
비서의 날을 아시나요? 26일이 바로 그날이다. 비서직의 무한한 잠재성을 널리 알리고 이들의 수고에 경의와 감사를 표하기 위해 세계비서협회 본부가 있는 미국에서 1952년부터 4월 마지막 수요일을 비서의 날로 지켜온 것이 유래다.
사단법인 한국비서협회는 이날 저녁 7시 라마다서울호텔에서 기념식을 겸해 전국비서한마당을 펼친다. 이금자(61) 회장은 경인에너지를 시작으로 올해로 만 35년 비서직을 수행하고 있다. 뱅크오브아메리카(BOA) 행장실 수석비서인 그는 2003년 공식 은퇴했지만 회사 요청으로 ‘연장근무’하고 있다. 이 회장은 “예상되는 상황을 미리 점검하고 필요한 자료를 사전에 챙겨 상사가 신속·정확한 결정을 내리도록 보좌하는 게 무엇보다 중요하다”고 말한다. 비서는 기업의 최고경영자를 보필하는 핵심참모라는 것이다. 전화 연결이나 차 심부름은 한참 옛날 얘기란다. “미국 등 선진 외국에선 모시는 상사의 업무는 물론 회사 상황을 잘 이해하면서 일일이 지시받지 않고도 사전에 필요한 준비를 완벽하게 해놓곤 하죠. 최고로 숙련된 스태프(보좌역)인 셈입니다.” 그는 자신의 직업에 대해 얼마나 자부심을 갖고 있느냐고 묻자 주저없이 “99%”라고 했다.
현재 비서협회 회원은 전국에 800명 정도. 절대다수가 여성이지만, 협회가 실시하는 신입비서 교육 때 남성들이 하나둘 등록하면서 점점 늘어가고 있다고 한다.
우리나라에 비서협회가 세워진 것은 1982년. 한국 회사와 외국계 회사에 재직하던 전문비서들이 이화여대 비서학과 교수들 후원으로 결성했다. 여느 협회가 그렇듯 회원간 정보교류, 친목도모와 권익증진은 기본. 그러나 그것으로 만족할 수 없었다고 한다. 대부분 여성들 몫이었던 비서직을 통해 여성의 사회참여 기회를 확대하고 나아가 사회발전에도 기여하겠다는 포부를 협회 목표로 삼았다.
비서협회에는 몇가지 소모임이 있다. ‘우와미’(우아하게 와인을 즐기는 미식가들), ‘포사모’(포근한 사람들의 봉사모임), ‘예솜회’(예술을 사랑하는 모임) 등이 그것이다. 취향대로 끼리끼리 모여 취미를 나누고 삶의 멋과 느낌을 공유한다. 두달에 한번씩 벌이는 저명인사 세미나는 비서직의 전문성을 높이기 위한 것이다. 비서협회 올해 슬로건은 ‘크리에이티브 엑설런시’. 창의성을 바탕으로 업무를 탁월하게 수행하자는 뜻이란다.
비서한테 필요한 자질은 무엇일까? “다양한 지식·정보와 풍부한 상식 등은 기본이죠. 스마트한 상사들이 스마트한 비서와 같이 일하고 싶어하는 것은 당연한 이치 아닌가요? 그러나 무엇보다도 중요한 것은 신뢰감이라고 봅니다. 상사가 자신의 이메일을 열어보도록 믿고 맡길 수 있는….”
출 처: 한겨례
작성자: 이상기 기자.
질문자는 고등학생이지만 답변에 상당히 좋은 정보가 올라와 있고 지금의 제 고민 사항과 크게 다르지 않다고 생각하여 올립니다.
질문:
안녕하세요 저는 현재 고등학교에 재학중이고 3학년 입니다.
앞으로 일년도채 안남은 대학과 미래에 대해서 너무 많은 갈등이 되고 있는데요
실업계학교를 다니고 있고, 뭐 그러다보니 사무쪽에서 일을 하고싶더라구요..
첨엔 회사원이 되고싶고 그러다가 비서라는 직업에 더 끌리기 시작했어요
이번 2차수시때 전문대 비서과나 비서행정과를 넣을 생각이구요..
하지만 비서라는 직업에 대해서 아무지식도 없는채
무작정 대학에 원서를 넣기가 좀 그렇더라구요.. 생각이 없다라는 생각도 좀 들구요
물론 대충은 알긴하죠,
만약 사장비서라고 가정할경우 사장의 스케쥴, 발표나 업무 준비등등 차는 물론이구요
대충 기본적인 정보는 알고있지만 단지 저일만을 하려고 비서라는 꿈을 갖고 있다면
제가 좀 한심해 보이더라구요..
저런일들만 하는 직업이라면 이화여대라는 명문대에 비서학과라는 과가 있을리가 없구요
저같아도 이대생일경우 저런일하려고 비서과를 간다는건 좀 바보같은 짓이라고 생각되요
제가 묻고싶은건 이대비서과 나온 비서랑 전문대비서과나온 비서랑
나중에 똑같이 대기업 사장비서가 될경우 하는일이 구체적으로 무엇이 다른지..
또 비서란직업이 단순히 심부름을 떠나서 어떤 일을 하는 직업인지(구체적으로요)
아! 그리고 비서에서 또 갈라진다고 얼핏 들었거든요?
법률비서? 로펌비서? 이런용어들이 굉장히 생소하거든요
이런건 대학가서 나눠지는건가요? 아님 취업되는거에 따라 달라지는건가요?
휴 모르는게 넘 많은 고딩입니당 ~ 도와주세요
미래에 대한거라 너무 예민해요!!
자세하게~~ 아주아주 자세하게 알려주세요 제발요 !
냉정하게 써줘도 좋습니다. 현실적으로 써주세요
답변:
안녕하세요?
질문 잘 읽어보았습니다.
최근 고2, 고3 학생들의 비서와 관한 질문이 많이 올라오네요.
일단 네이버 지식 검색에서 "비서"란 단어를 치셔서 남들이 해놓은 답변을 조금 읽어보시면 좀 더 많은 참고가 될듯 합니다.(저도 답변 몇가지 했구요,..)
먼저 제소개를 하자면 전 모기업의 비서실에서 근무한 경력이 있는 직장인입니다.
(성별은 남자입니다만 조금 규모가 있는 비서실에는 여자만 근무하지 않고 남자들도 근무합니다..^^)
과거 근무해본 경험을 바탕으로 질문에 답변드리겠습니다.
먼저 정확한 답변을 위해 질문을 정리해보자면
1. 비서가 더 들어가보면 여러 분야로 세분화 된다고 하는데 어떻게 세분화 되는지?
2. 비서가 단지 사장의 스케쥴, 발표나 업무 준비, 차 대접 등을 하는 직업 입니까?
- 다른 업무는 없나요?
3. 이대 비서학과랑 전문대 비서학과 나온 것의 업무에 있어 차이점은?
로 대략 구분이 되네요..
그럼 질문에 답변드리겠습니다.
1. 비서가 더 들어가보면 여러 분야로 세분화 된다고 하는데 어떻게 세분화 되는지?
말씀하신대로 비서의 종류는 다양합니다.
일반 전담 비서, 수행비서, 법률비서, 교육비서, 행정비서................................등등.
하지만 국내에선 아직 일반 전담비서와 수행비서를 제외하고는 다른 비서들은 흔하지 않은것이 현실입니다.
몇 국내 대기업을 제외하고는 거의 없다고 보시면 되구요,(비슷한 업무를 하는 분들이 계실지는 모르지만..)
하지만 일부 선진국의 경우에는 비서의 세분화가 잘 되어 있어 실제로 다양한 비서가 존재한다고 합니다.
따라서 국내에서 일을 하실 생각이시라면, 일반 전담비서가 여자분에겐 가장 보편적인 길이구요 간혹 수행비서도 있습니다.(하지만 수행 비서는 대부분 남자가 많습니다.)
그리고 일반 전담 비서냐 수행비서냐 법률비서냐의 차이는 대학학과의 차이라기 보다는 자신이 취직해 만들어가는 커리어에 따라 달라집니다. (자신이 그간 법쪽에서 오랜 경험과 실무 지식과 이론실력을 쌓았다면 법률비서가 될수 잇는 것이지요) 물론 대학학과과 비서 분야와 부합하면 더 플러스요인이 되겠지만....(학과가 결정하는 것은 아니라고 생각하시면 됩니다.)
2. 비서가 단지 사장의 스케쥴, 발표나 업무 준비, 차 대접 등을 하는 직업 입니까?
- 다른 업무는 없나요?
일반 전담 비서의 기본 역활은 말씀하신대로 스케쥴 조정, 회의나 업무 준비, 차 대접, 전화응대, 내방객 안내 등입니다. 하지만 이 업무는 매우 중요한 업무입니다. 비서란 본래 상사가 자신의 업무에 100% 전념할수 있게 지원해주는 직업입니다. 따라서 위의 일은 상사가 그렇게 할수 있도록 해주는 아주 기본적인 일이고 저 일을 제대로 하기도 쉽지 않습니다.
비서의 이 외에 업무도 있습니다.
하지만 이외의 업무는 회사마다 또 상사마다 회사 규모마다 틀립니다.
대기업의 경우에는 상사의 활동이 매우 커 저 일반적인 전담 업무를 하기에도 벅차 비서가 둘정도 되는 데도 있구요 반면 회사 규모가 작은 경우 일반적 업무양이 적어 비서가 회사의 총무 일이나 인사 쪽일에도 도움을 주는 경우도 있습니다.
또한 상사가 넓은 아량과 시야가 있는 경우 비서의 커리어 개발을 위해 비서가 원하는 분야의 일을 조금씩 시키며 교육도 보내주는 경우도 보았습니다.
따라서 이 질문에는 비서의 업무는 말씀하신 부분이 기본이지만 회사나 상사마다 조금씩 다른 업무도 있고 차이를 보인다라고 생각하시면 될것 같습니다.
3. 이대 비서학과랑 전문대 비서학과 나온 것의 업무에 있어 차이점은?
제가 봐온 바로는 차이는 거의 없다고 보시면 됩니다.
다만 이대나 명문대 비서학과 나온 졸업생들이 더 큰 기업에 비서로 취업될 확률은 높지요.
하지만 일단 어느 대학이건 비서로 취직이 되었을시는 그다음부터는 자기 실력으로 승부해야 합니다.
비서의 고유 업무를 잘 처리 해야 하구요.
또한 매너나 몸가짐 마음가짐도 발라야 하고..또한 가장 중요한 상사의 신뢰감을 획득하는 것이 중요하지요.
이러한 부분을 잘 해나가는 것은 출신 대학이 아니라 자기 실력과 인성입니다.
(다만 사회 진출에서 비서로써 기회를 잡을 확률이 조금 더 높다는 것이 출신대학이 어디냐 이겠지요)
그리고 업무에 차이점은 위에서 말씀하신대로 회사마다 비서의 업무가 다르기 때문에
출신 대학이 업무를 결정해주는 것은 아닙니다.
글이 너무 두서가 없었는지 모르겠습니다.
하여간 대강 두서없이 답변해드렸네요
당부드리고 싶은 것은 다른 이들이 질문올린것도 보시고 그에 대한 답변도 보시면 많은 도움이 될 것입니다.
항상 자신이 무엇을 알고 싶을때는 먼저 조사하고 분석하는 습관을 들이시는 것도 좋은 방법이 될거에요..
그럼 좋은 하루 되시구요
출처: 다음 까페 "비서와 참모"
- 참모나 보좌관 또는 남자 비서들의 공간입니다.
PS) 참고 하시라고 기사 하나 올립니다.
‘비서의 날’ 맞은 이금자 비서협회장
비서의 날을 아시나요? 26일이 바로 그날이다. 비서직의 무한한 잠재성을 널리 알리고 이들의 수고에 경의와 감사를 표하기 위해 세계비서협회 본부가 있는 미국에서 1952년부터 4월 마지막 수요일을 비서의 날로 지켜온 것이 유래다.
사단법인 한국비서협회는 이날 저녁 7시 라마다서울호텔에서 기념식을 겸해 전국비서한마당을 펼친다. 이금자(61) 회장은 경인에너지를 시작으로 올해로 만 35년 비서직을 수행하고 있다. 뱅크오브아메리카(BOA) 행장실 수석비서인 그는 2003년 공식 은퇴했지만 회사 요청으로 ‘연장근무’하고 있다. 이 회장은 “예상되는 상황을 미리 점검하고 필요한 자료를 사전에 챙겨 상사가 신속·정확한 결정을 내리도록 보좌하는 게 무엇보다 중요하다”고 말한다. 비서는 기업의 최고경영자를 보필하는 핵심참모라는 것이다. 전화 연결이나 차 심부름은 한참 옛날 얘기란다. “미국 등 선진 외국에선 모시는 상사의 업무는 물론 회사 상황을 잘 이해하면서 일일이 지시받지 않고도 사전에 필요한 준비를 완벽하게 해놓곤 하죠. 최고로 숙련된 스태프(보좌역)인 셈입니다.” 그는 자신의 직업에 대해 얼마나 자부심을 갖고 있느냐고 묻자 주저없이 “99%”라고 했다.
현재 비서협회 회원은 전국에 800명 정도. 절대다수가 여성이지만, 협회가 실시하는 신입비서 교육 때 남성들이 하나둘 등록하면서 점점 늘어가고 있다고 한다.
우리나라에 비서협회가 세워진 것은 1982년. 한국 회사와 외국계 회사에 재직하던 전문비서들이 이화여대 비서학과 교수들 후원으로 결성했다. 여느 협회가 그렇듯 회원간 정보교류, 친목도모와 권익증진은 기본. 그러나 그것으로 만족할 수 없었다고 한다. 대부분 여성들 몫이었던 비서직을 통해 여성의 사회참여 기회를 확대하고 나아가 사회발전에도 기여하겠다는 포부를 협회 목표로 삼았다.
비서협회에는 몇가지 소모임이 있다. ‘우와미’(우아하게 와인을 즐기는 미식가들), ‘포사모’(포근한 사람들의 봉사모임), ‘예솜회’(예술을 사랑하는 모임) 등이 그것이다. 취향대로 끼리끼리 모여 취미를 나누고 삶의 멋과 느낌을 공유한다. 두달에 한번씩 벌이는 저명인사 세미나는 비서직의 전문성을 높이기 위한 것이다. 비서협회 올해 슬로건은 ‘크리에이티브 엑설런시’. 창의성을 바탕으로 업무를 탁월하게 수행하자는 뜻이란다.
비서한테 필요한 자질은 무엇일까? “다양한 지식·정보와 풍부한 상식 등은 기본이죠. 스마트한 상사들이 스마트한 비서와 같이 일하고 싶어하는 것은 당연한 이치 아닌가요? 그러나 무엇보다도 중요한 것은 신뢰감이라고 봅니다. 상사가 자신의 이메일을 열어보도록 믿고 맡길 수 있는….”
출 처: 한겨례
작성자: 이상기 기자.
2011년 11월 1일 화요일
신입사원이 알아야 할 비지니스 매너
비서와 직접관련된 내용은 아닌듯 하나 대학생으로써 취업할 때 알아두면 좋을것 같아 올려봅니다.
신입사원이 알아야 할 비지니스 매너
회사를 갓 입사한 신입사원일 때, 긴장도 되고 낯선 상황이 많아 참 난감했던 경험이 누구나 있었을 것이다. 최근 한 조사에 따르면, 신입사원들이 가장 많이 하는 실수는 ‘업무처리 미숙’ ‘지각’ ‘전화통화실수’ ‘호칭실수’ ‘타부서나 거래처에 대한 실수’ ‘상사에 대한 말대꾸’등으로 나타난 바 있다.
특별히 어떻게 하라고 교본이 나와 있는 것도 아니고 누가 가르쳐주는 것도 아니기 때문에 경험으로 부딪히며 배우는 경우가 대다수인데, 신입사원이 알아두면 좋을 사소하지만 직장생활에서 꼭 필요한 비즈니스 매너를 상황별로 소개하고자 한다 .- 출근은 제일 먼저 해야하나?
가능한 한 일찍 출근하는 게 좋다. 제일 먼저 출근할 필요는 없지만 상위권에 속하도록 하라는 것. 늦게 출근하는 직원을 좋아하는 상사 없다. 지각은 금이다.
먼저 출근해서 사무실 환경정리도 하고, 그날 있을 업무에 대해서도 생각해보고 하면서 이후에 출근하는 선배나 상사, 동료들에게 밝게 웃으면서 인사하면 확실히 좋은 인상을 줄 수 있다. 또 일찍 출근하면 남보다 먼저 정보를 얻게 될 기회가 많다. 아침 주요 뉴스라든가 회사 뉴스를 확인해두도록 한다. - 주어진 일이 딱히 없을 떄는 어떻게 하나?
수습 기간에는 명확하기 업무가 주어지지 않거나 심부름, 단순 업무를 할 가능성이 높다. 그러니보면 시간이 남기 일쑤. 그렇다고 우두커니 시계만 바라보고 있으면 안 된다. 주위 사람들에게 수동적인 사람으로 비칠 수 있다. 할 만한 일을 스스로 찾아보고, 선배나 상사에게 도울 일은 없는지 물어보도록 한다. - 업무가 주어지면 어떻게 처리하나?
지시를 받은 경우는 처리 방법을 찾아보거나 선배들에게 자세히 물어보고, 지시사항을 충분히 이해하지 못했다면 다시 한 번 상사에게 물어서 자신이 이해한 것이 맞는지 확인한다. 또 업무를 처리하다가 문제가 발생하면 되도록 빨리 상사나 선배에게 보고하고 도움을 요청해야 한다. 아직 혼자 해결하는데 어려움이 있기도 하고, 문제가 커져 회사에 피해를 입힐 수 있으므로 혼자 해결하겠다는 생각은 위험할 수 있다.
누구나 처음하는 업무는 미숙하기 마련. 회사업무에 관심을 가지고 열심히 배우는 길 밖에 없다. 복사같은 소소한 일에서부터 문서처리, 결재, 보고서 만드는 방법 등까지 하나씩 배워서 잊어버리지 않도록 필요한 것은 메모를 해두는 것이 좋다.
- 회식자리는 다 가야하나?
신입사원이라면 되도록 모든 회식자리에 참석하는 것이 좋다. 하지만 회식이 너무 잦아 업무에 걸림돌이 될 정도라면 요령껏 회식을 조율하는 것도 전략이다. 꼭 가지 않아도 되는 덜 중요한 회식자리는 양해를 구하고 빠지거나 급하게 처리해야 하는 업무가 있다고 말하고 2~3시간 정도 일한 뒤에 참석하는 것도 방법이다.
신입사원이라고 회식자리에서 꼭 분위기를 띄워야 한다는 강박관념을 가질 필요는 없다. 그런 생각이 스트레스가 돼버리면 회식자리가 부담스럽게 느껴질 수 있다. 그냥 자연스럽게 여러 사람과 친해질 수 있는 자리로 생각하고 참석하는 것이 좋다.- 술을 잘 못하는데 억지로 마셔야 하나?
취한 뒤의 자세를 보려고 일부터 테스트로 취하게 하는 상사도 있는데, 그렇다고 주는 대로 못 마시는 술을 마시는 것은 위험하다. 본인의 주량을 알리고 적당히 마시는 것이 중요하다.
대신 술을 잘 못하더라도 너무 단호하게 거절하지는 말고 웃으면서 "조금만 따라주십시오"라든지 "조금만 먹겠습니다"라고 돌려서 말할 줄 알아야 한다.
술먹은 다음날 늦게 출근한다든지 근무시간에 졸거나 하면 안된다. 오히려 평소보다 더 일찍 출근하면 좋은 평가 받을 것.
- 상사와의 관계는 어떻게 해야하나?
직장생활을 원만하게 하려면 상사와 관계가 매우 중요하다. 상사에게서 꾸중을 들었을 때는 '죄송합니다'라고 사과하고, 어떤 부분을 잘못했으며 앞으로 어떻게 시정하겠다는 의지를 전달하는 게 좋다. 상사와 대화할 때는 그의 커뮤니케이션 스타일을 잘 고려해야 하며, 지나치게 사적인 이야기는 하지 않는 게 좋다.
말대꾸를 해야하는 상황이라면 상사의 실수는 사람이 없을 때를 골라 조용히 이야기하는 편이 낫다. 말의 뉘앙스도 지적을 한다는 느낌이 아니라 정정을 부탁드린다는 느낌으로 해야 한다. 업무보고는 간결하고 담백할수록 좋다. 상대가 이해하기 쉬운 말로 우선 결론부터 간단하게 이야기하고 상황에 따라 그에 따른 설명을 붙이도록 한다.
- 개인적인 심부름을 시키면 어떻게 하나?
업무에 부담이 되지 않는 선이라면 상사의 개인적인 일을 수행해도 되겠지만 지나치게 된다면 "제가 아직 업무가 익숙하지 못해서 그런지 지금 주신 일을 하면 정해진 기간 내에 일처리를 다 못할 것 같습니다. 다음에 도와드리면 안 될까요?" 정도로 정중하게 거절해 신입사원을 개인 비서로 활용하려는 상사에게 '태클'을 거는 것도 필요하다.
- 동료나 상사를 복도에서 몇차례 계속 마주칠 경우는?
아침에 한번 인사했으니까 시선을 피하고 그냥 지나치면 안된다. 처음 볼 때는 정중하게, 이미 인사를 한 상사나 동료와 여러 번 마주치거나 업무 중에 눈을 마주쳤을 때는 가볍게 목례를 하는 것이 매너.
신입사원은 마주치면 무조건 인사부터 하라는 말이 있다. '안녕하세요! 신입사원 OOO라고 합니다'라고 인사하면 자연스럽게 상대방이 기억해 준다. 잘 모르는 다른 부서 사람이 인사하면 우선 같이 인사를 한 뒤에 주위 동료나 선배에게 누구인지 물어보고, 다음에 마주쳤을 때 가볍게 인사말을 먼저 건네도록 한다. 상사보다 먼저 퇴근할 경우 '먼저 퇴근하겠습니다' '먼저 가 보겠습니다' 정도가 적당하다.
-엘리베이터에서 임원이나 상사를 만난다면?
우연히 회사 사장님과 같은 엘리베이터에 탄 경우 일단 정중히 인사를 드린다. 그 다음 처신이 쉽지 않은데 어디에 서야할지 난감한 것. 가장 좋은 자리는 엘리베이터 버튼 대각선 방향 뒤쪽이다. 버튼이 양쪽에 있는 엘리베이터는 뒤쪽 중앙이 상석이다. 안내자나 아랫사람은 버튼 바로 앞에 서서 엘리베이터를 작동하는 게 보기 좋다. 그런데 엘리베이터에 먼저 탄 상사가 버튼 앞에 자리를 잡으면 어떻게 해야 하나? 이럴 때 굳이 상사에게 자리를 바꿔달라고 할 필요는 없다. 지나치게 윗사람을 모시면 도리어 실례가 될 수도 있다.
- 그밖에 흔히 하기 쉬운 실수는 또 어떤 것이 있나?
첫번째는 “부장님, 수고하셨습니다." "부장님, 김 과장님 외출하셨습니다." 등의 '말 실수'이다. 상사에게 '수고하세요'라는 말을 사용해서는 안 된다. 또 상사에게 그보다 직급이 낮은 상사에 관한 이야기를 할 때는 직급이 낮은 상사 뒤에는 존칭을 붙이지 않아야 한다.
이름이나 직급 호칭에 대한 실수도 많은 편이다. 같은 팀이나 부서의 동료나 상사, 임원은 이름과 직급, 얼굴을 암기해야 한다. 업무상 자주 협조하거나 왕래해야 하는 타부서 사람들이나 거래처 사람, 그리고 회사 임원도 이름과 직급, 얼굴을 외워둔다. 만약 잘 모르는 타부서 사람을 찾아가야 한다면, 자리배치와 이름, 직급을 사전에 파악한 뒤에 찾아가도록 한다.
식사에 손님을 초대한 경우. 초대한 손님에게 메뉴판을 맡기는 것은 결례다. 호스트(초대한 사람)가 손님의 의향을 물어보고 직접 주문한다.
- 마지막으로 사랑받는 신입사원이 되는 비결이 있다면?
매사에 적극적이고 솔선수범하는 것이 좋다. 누군가 나서서 궂은 일을 해야될 때.. 예를 들면 사무실을 정리한다든지, 다른 팀에 뭘 전달해야 한다든지.. 이렇게 누군가는 해야하는데 누구의 일도 아닌 일들이 직장
에는 있다.. 그럴 때 주저말고 "제가 하겠습니다!" 하고 나선다면 좋은 평가를 받을 것.
신입사원에게 업무의 완벽함을 기대하는 사람은 없다. 하지만 열정과 패기, 적극성, 좋은 태도 등은 팀이나 부서의 새로운 활력과 기대감을 갖게 하고, 그런 신입사원은 당연히 동료나 상사의 애정을 받게 마련이다.
신입사원이 알아야 할 비지니스 매너
회사를 갓 입사한 신입사원일 때, 긴장도 되고 낯선 상황이 많아 참 난감했던 경험이 누구나 있었을 것이다. 최근 한 조사에 따르면, 신입사원들이 가장 많이 하는 실수는 ‘업무처리 미숙’ ‘지각’ ‘전화통화실수’ ‘호칭실수’ ‘타부서나 거래처에 대한 실수’ ‘상사에 대한 말대꾸’등으로 나타난 바 있다.
특별히 어떻게 하라고 교본이 나와 있는 것도 아니고 누가 가르쳐주는 것도 아니기 때문에 경험으로 부딪히며 배우는 경우가 대다수인데, 신입사원이 알아두면 좋을 사소하지만 직장생활에서 꼭 필요한 비즈니스 매너를 상황별로 소개하고자 한다 .- 출근은 제일 먼저 해야하나?
가능한 한 일찍 출근하는 게 좋다. 제일 먼저 출근할 필요는 없지만 상위권에 속하도록 하라는 것. 늦게 출근하는 직원을 좋아하는 상사 없다. 지각은 금이다.
먼저 출근해서 사무실 환경정리도 하고, 그날 있을 업무에 대해서도 생각해보고 하면서 이후에 출근하는 선배나 상사, 동료들에게 밝게 웃으면서 인사하면 확실히 좋은 인상을 줄 수 있다. 또 일찍 출근하면 남보다 먼저 정보를 얻게 될 기회가 많다. 아침 주요 뉴스라든가 회사 뉴스를 확인해두도록 한다. - 주어진 일이 딱히 없을 떄는 어떻게 하나?
수습 기간에는 명확하기 업무가 주어지지 않거나 심부름, 단순 업무를 할 가능성이 높다. 그러니보면 시간이 남기 일쑤. 그렇다고 우두커니 시계만 바라보고 있으면 안 된다. 주위 사람들에게 수동적인 사람으로 비칠 수 있다. 할 만한 일을 스스로 찾아보고, 선배나 상사에게 도울 일은 없는지 물어보도록 한다. - 업무가 주어지면 어떻게 처리하나?
지시를 받은 경우는 처리 방법을 찾아보거나 선배들에게 자세히 물어보고, 지시사항을 충분히 이해하지 못했다면 다시 한 번 상사에게 물어서 자신이 이해한 것이 맞는지 확인한다. 또 업무를 처리하다가 문제가 발생하면 되도록 빨리 상사나 선배에게 보고하고 도움을 요청해야 한다. 아직 혼자 해결하는데 어려움이 있기도 하고, 문제가 커져 회사에 피해를 입힐 수 있으므로 혼자 해결하겠다는 생각은 위험할 수 있다.
누구나 처음하는 업무는 미숙하기 마련. 회사업무에 관심을 가지고 열심히 배우는 길 밖에 없다. 복사같은 소소한 일에서부터 문서처리, 결재, 보고서 만드는 방법 등까지 하나씩 배워서 잊어버리지 않도록 필요한 것은 메모를 해두는 것이 좋다.
- 회식자리는 다 가야하나?
신입사원이라면 되도록 모든 회식자리에 참석하는 것이 좋다. 하지만 회식이 너무 잦아 업무에 걸림돌이 될 정도라면 요령껏 회식을 조율하는 것도 전략이다. 꼭 가지 않아도 되는 덜 중요한 회식자리는 양해를 구하고 빠지거나 급하게 처리해야 하는 업무가 있다고 말하고 2~3시간 정도 일한 뒤에 참석하는 것도 방법이다.
신입사원이라고 회식자리에서 꼭 분위기를 띄워야 한다는 강박관념을 가질 필요는 없다. 그런 생각이 스트레스가 돼버리면 회식자리가 부담스럽게 느껴질 수 있다. 그냥 자연스럽게 여러 사람과 친해질 수 있는 자리로 생각하고 참석하는 것이 좋다.- 술을 잘 못하는데 억지로 마셔야 하나?
취한 뒤의 자세를 보려고 일부터 테스트로 취하게 하는 상사도 있는데, 그렇다고 주는 대로 못 마시는 술을 마시는 것은 위험하다. 본인의 주량을 알리고 적당히 마시는 것이 중요하다.
대신 술을 잘 못하더라도 너무 단호하게 거절하지는 말고 웃으면서 "조금만 따라주십시오"라든지 "조금만 먹겠습니다"라고 돌려서 말할 줄 알아야 한다.
술먹은 다음날 늦게 출근한다든지 근무시간에 졸거나 하면 안된다. 오히려 평소보다 더 일찍 출근하면 좋은 평가 받을 것.
- 상사와의 관계는 어떻게 해야하나?
직장생활을 원만하게 하려면 상사와 관계가 매우 중요하다. 상사에게서 꾸중을 들었을 때는 '죄송합니다'라고 사과하고, 어떤 부분을 잘못했으며 앞으로 어떻게 시정하겠다는 의지를 전달하는 게 좋다. 상사와 대화할 때는 그의 커뮤니케이션 스타일을 잘 고려해야 하며, 지나치게 사적인 이야기는 하지 않는 게 좋다.
말대꾸를 해야하는 상황이라면 상사의 실수는 사람이 없을 때를 골라 조용히 이야기하는 편이 낫다. 말의 뉘앙스도 지적을 한다는 느낌이 아니라 정정을 부탁드린다는 느낌으로 해야 한다. 업무보고는 간결하고 담백할수록 좋다. 상대가 이해하기 쉬운 말로 우선 결론부터 간단하게 이야기하고 상황에 따라 그에 따른 설명을 붙이도록 한다.
- 개인적인 심부름을 시키면 어떻게 하나?
업무에 부담이 되지 않는 선이라면 상사의 개인적인 일을 수행해도 되겠지만 지나치게 된다면 "제가 아직 업무가 익숙하지 못해서 그런지 지금 주신 일을 하면 정해진 기간 내에 일처리를 다 못할 것 같습니다. 다음에 도와드리면 안 될까요?" 정도로 정중하게 거절해 신입사원을 개인 비서로 활용하려는 상사에게 '태클'을 거는 것도 필요하다.
- 동료나 상사를 복도에서 몇차례 계속 마주칠 경우는?
아침에 한번 인사했으니까 시선을 피하고 그냥 지나치면 안된다. 처음 볼 때는 정중하게, 이미 인사를 한 상사나 동료와 여러 번 마주치거나 업무 중에 눈을 마주쳤을 때는 가볍게 목례를 하는 것이 매너.
신입사원은 마주치면 무조건 인사부터 하라는 말이 있다. '안녕하세요! 신입사원 OOO라고 합니다'라고 인사하면 자연스럽게 상대방이 기억해 준다. 잘 모르는 다른 부서 사람이 인사하면 우선 같이 인사를 한 뒤에 주위 동료나 선배에게 누구인지 물어보고, 다음에 마주쳤을 때 가볍게 인사말을 먼저 건네도록 한다. 상사보다 먼저 퇴근할 경우 '먼저 퇴근하겠습니다' '먼저 가 보겠습니다' 정도가 적당하다.
-엘리베이터에서 임원이나 상사를 만난다면?
우연히 회사 사장님과 같은 엘리베이터에 탄 경우 일단 정중히 인사를 드린다. 그 다음 처신이 쉽지 않은데 어디에 서야할지 난감한 것. 가장 좋은 자리는 엘리베이터 버튼 대각선 방향 뒤쪽이다. 버튼이 양쪽에 있는 엘리베이터는 뒤쪽 중앙이 상석이다. 안내자나 아랫사람은 버튼 바로 앞에 서서 엘리베이터를 작동하는 게 보기 좋다. 그런데 엘리베이터에 먼저 탄 상사가 버튼 앞에 자리를 잡으면 어떻게 해야 하나? 이럴 때 굳이 상사에게 자리를 바꿔달라고 할 필요는 없다. 지나치게 윗사람을 모시면 도리어 실례가 될 수도 있다.
- 그밖에 흔히 하기 쉬운 실수는 또 어떤 것이 있나?
첫번째는 “부장님, 수고하셨습니다." "부장님, 김 과장님 외출하셨습니다." 등의 '말 실수'이다. 상사에게 '수고하세요'라는 말을 사용해서는 안 된다. 또 상사에게 그보다 직급이 낮은 상사에 관한 이야기를 할 때는 직급이 낮은 상사 뒤에는 존칭을 붙이지 않아야 한다.
이름이나 직급 호칭에 대한 실수도 많은 편이다. 같은 팀이나 부서의 동료나 상사, 임원은 이름과 직급, 얼굴을 암기해야 한다. 업무상 자주 협조하거나 왕래해야 하는 타부서 사람들이나 거래처 사람, 그리고 회사 임원도 이름과 직급, 얼굴을 외워둔다. 만약 잘 모르는 타부서 사람을 찾아가야 한다면, 자리배치와 이름, 직급을 사전에 파악한 뒤에 찾아가도록 한다.
식사에 손님을 초대한 경우. 초대한 손님에게 메뉴판을 맡기는 것은 결례다. 호스트(초대한 사람)가 손님의 의향을 물어보고 직접 주문한다.
- 마지막으로 사랑받는 신입사원이 되는 비결이 있다면?
매사에 적극적이고 솔선수범하는 것이 좋다. 누군가 나서서 궂은 일을 해야될 때.. 예를 들면 사무실을 정리한다든지, 다른 팀에 뭘 전달해야 한다든지.. 이렇게 누군가는 해야하는데 누구의 일도 아닌 일들이 직장
에는 있다.. 그럴 때 주저말고 "제가 하겠습니다!" 하고 나선다면 좋은 평가를 받을 것.
신입사원에게 업무의 완벽함을 기대하는 사람은 없다. 하지만 열정과 패기, 적극성, 좋은 태도 등은 팀이나 부서의 새로운 활력과 기대감을 갖게 하고, 그런 신입사원은 당연히 동료나 상사의 애정을 받게 마련이다.
2011년 10월 25일 화요일
남자 비서의 이미지 메이킹 전략
남자 비서의 이미지 메이킹 전략
벨트는 심플하게, 시계는 클래식하게 선택하라
벨트의 버클은 최대한 심플한 것을 선택하는 것이 멋습럽다.
바지를 고정하게 실용적인 목적에서 탄생한 벨트는 오랜 세월을 거쳐 여러 가지 스타일로 변형되어 왔습니다.
악어가죽,타조 가죽 등 독특한 특피 소재부터 오랜지,와인 등 컬러감이 더해진 벨트까지 남자들의 취향에 따라
선택의 폭이 더욱 넓어졌습니다. 벨트는 구두 색과 가까운 색깔이 스마트해 보입니다. 다른색의 상의를 입었을
경우 상의 색이 배합된 벨트가 세련되어 보입니다.
구멍은 세 번째에 맞춰서 고른다 -통산 벨트의 구멍은 5개. 사이즈를 볼 때는 정 가운데의 구멍을 끼웠을때 허리에 딱 맞는 것을 고른다
폭은 2.5~3/8cm가 적당한다 -비스니스 수트인 경우 벨트 폭은 전체 길이에 따라 다르지만 보통 2.5~3.8cm를 기준으로 하면 깔끔하다.
바지보다 진한 색으로 선택한다. -벨트라고 해도 종류나 색은 각양각색,어느것으로 할지 망설여질 때는 바지보다 진한톤을 선택하면 실패하지 않는다.
프레임 부부도 너무 눈에 띄지 않는것으로 -비즈니스 시계로 골드는 눈에 띄기 때문에 실버 타입이 세련되어 보인다.
가죽 밴드는 다크 컬러로 -복장에서 너무 튀어 보이지 않도록 밴드는 다크 컬러의 가죽 제품이 좋다.
문자판은 아날로그로 -디지털표시는 너무 스포티하다. 포멀에도 캐주얼에도 사용할수 있는 아날로그 타입의 시계로 품위 잇는 이미지를 연출한다.
너무 비싼 것은 안된다. -자신의 수입에 맞지 않는 고가의 시계는 비지니스의 신뢰감을 읽게 한다.
벨트는 심플하게, 시계는 클래식하게 선택하라
벨트의 버클은 최대한 심플한 것을 선택하는 것이 멋습럽다.
바지를 고정하게 실용적인 목적에서 탄생한 벨트는 오랜 세월을 거쳐 여러 가지 스타일로 변형되어 왔습니다.
악어가죽,타조 가죽 등 독특한 특피 소재부터 오랜지,와인 등 컬러감이 더해진 벨트까지 남자들의 취향에 따라
선택의 폭이 더욱 넓어졌습니다. 벨트는 구두 색과 가까운 색깔이 스마트해 보입니다. 다른색의 상의를 입었을
경우 상의 색이 배합된 벨트가 세련되어 보입니다.
추가 TIP
1.클래식 팬츠에는 블랙이나 브라우 컬러의 벨트와 구두를 같은 컬러로 맞추는 것이 공식이다
2.가장 좋은 벨트 폭은 팬츠에 있는 벨트 고리 폭의 80% 이상 너비를 가진것이 최상이다
3.실버나 골드 버클 프레임에 따라 액세사리 컬러를 통일 하는 것이 좋다.
4.정장 팬츠와 같은 컬러로 매치한느 클래식 벨트는 두께가 가늘수록 다리가 길어 보이는 효과가
있다.
시계-남자의 품위와 가치를 반영하는 아이템
시계는 남자가 매일 착용하는 유일한 액세서리이기도 합니다. 따라서 시계는 선택할 때는 '스틸 밴드냐? 가죽밴드냐?를 유행에 따라 결정하는 것이 아니라 자신의 이미지에 어울리는 것을 고르는 것이 현명한 선택입니다. 액티브한 이미지의
남자라면 견고한 외양에서부터 남자의 카리스마가 느껴지는 스틸밴드를 권하고 싶습니다. 반대로 자신에게 철저하고 진중한 남자라면 따듯한 가죽밴드 시계가 어울립니다. 시간이 숫자로 표시되는 러버 밴드 시계,디자인이 화려하고 복잡한 시계,두께가 지나치게 두꺼운 시계는 수트 차림에는 절대 용납되지 않습니다.
클래식한 시계를 고른다
최근에는 손목시계도 액세서리 감각으로 차는 경우도 많아졌습니다. 브랜드명에 너무 현혹되지 말고 클래식한 타입으로 센스를 발휘해 봅시다.
남자의 액세서리 중에서 가장 중요한 것이 시계입니다. 좋은 시계는 남자의 품격을 상징한다. 휴대폰이 아닌 시계로 시간을 체크하는 사람은 시간을 중요하게 생각한다는 이미지를 전달하기도 합니다.. 비즈니스의 기본인 신뢰감을 심어줄수 있는 가장 쉬운방법이기도 합니다.
2011년 10월 21일 금요일
비서들에게 필요한 전화응대 방법
전화응대의 기본
전화 받을 때
① 신호가 울리면 즉시 응답하라
신호가 1번도 채 울리기 전에 수화기를 들면 상대방이 당황할 수 있으므로 신호가 1~2 번 울린 뒤에 받는 것이 좋다. 아무리 바쁜 일을 하던 중이라도 전화벨이 세 번 울리기 전에 받도록 하며 늦게 받았을 경우 반드시 죄송하다는 사과의 말을 먼저 전한다.
② 예의바르게 응대한다.
상대방에게 자신의 미소를 전달할 수 있을 정도로 친절하고 예의바르게 응대한다. 때로 지나친 친절은 상대방을 부담스럽게 할 수 있으므로 친절함이 사무에 맞는 친절임을 잊지 않는다. 발음은 정확하고 목소리는 명랑 게 의사전달이 확실히 되도록 한다. 바람직한 목소리는 낮으면서 공손 하고 활기찬 목소리며, 무표정한 음성과 지나치게 크거나 작은 목소리, 마지못해 대답하는 듯한 태도는 상대에게 불쾌감을 주게 된다.
③ 언제나 메모할 수 있도록 한다.
전화응대 시 필요한 내용을 적을 수 있도록 전화기 옆에 항상 공책과 펜을 가까이 두도록 한다. 통화 도중에 메모지나 펜을 찾는 태도는 상대방에게 신뢰감 줄 수 없을 뿐 아니라 전문 직업인의 자세라 볼 수 없다. 전화가 오면 왼손으로 수화기를 잡는 동시에 오른손에 펜을 잡는 것을 습관화하면 메모하는 습관이 저절로 몸에 익혀진다.
- 전화 걸 때
① 용건을 정리한다.
전화를 걸기 전에 전화를 거는 목적을 가능한 5W1H에 따라 정리하고 말할 순서를 미리 생각한다. 그러나 전화통화가 많은 비서직은 매번 내용정리 후 전화 걸기는 쉽지 않으므로 걸기 전에 반드시 머릿속으로 정리를 한 후 다이얼을 돌리도록 한다.
② 필요서류 등을 구비해 놓는다.
비서가 전화통화 중 "잠시 만요"하고 자료, 메모지를 찾는 행동은 통화 시간을 지연시킬 뿐 아니라 상대에게 신뢰를 줄 수 없다. 전화 걸기 전 필요한 서류나 자료를 반드시 갖추어 놓고 메모 노트와 펜은 항상 책상 위에 있어 언제든지 이용할 수 있도록 한다.
③ 상대방의 소속과 이름을 확인한다.
다이얼을 돌리기 전 상대방의 이름, 소속, 전화번호 등을 정확히 확인한다.
비서는 여러 곳에 동시에 전화해야 하는 경우가 많다. 이 때 전화를 걸어놓고 누구에게 걸었는지 생각나지 않아 당황하여 전화를 끊는 경우가 발생하지 않도록 한다.
④ 자신을 밝히고 상대방을 확인한다.
자기 소속과 이름을 밝히고 상대방을 확인한다. 자신을 소개할 경우는 회사명, 부서명, 이름순으로 밝히도록 하고 상사를 대신하여 전화를 걸 경우 반드시 "김영철 사장님 비서 이선화입니다" 등으로 소개한다.
⑤ 용건은 결론부터 말한다.
공적인 전화이므로 인사는 간단히 하고 서두를 시작하여 바로 용건으로 들어가도록 한다. 용건은 결론부터 말하고 다음에 필요한 내용을 서술한다.
⑥ 복창을 하도록 한다.
용건을 전달하면 받는 쪽이 복창하는 것이 예의이다. 그러나 상대방으로부터 아무런 반응이 없을 때 전화를 건 쪽에서 복창하여 상대방의 이해 여부를 반드시 확인하다. 특히 숫자나 날짜 등은 반드시 복창하여 재확인한다.
⑦ 끝맺음을 한다.
인사를 하고 수화기를 조용히 내려놓는다. 전화 건 사람이 먼저 끊으나 상대방이 손윗사람일 땐 상대방이 수화기를 내려놓은 후 조용히 내려놓는다.
전화 받을 때
① 신호가 울리면 즉시 응답하라
신호가 1번도 채 울리기 전에 수화기를 들면 상대방이 당황할 수 있으므로 신호가 1~2 번 울린 뒤에 받는 것이 좋다. 아무리 바쁜 일을 하던 중이라도 전화벨이 세 번 울리기 전에 받도록 하며 늦게 받았을 경우 반드시 죄송하다는 사과의 말을 먼저 전한다.
② 예의바르게 응대한다.
상대방에게 자신의 미소를 전달할 수 있을 정도로 친절하고 예의바르게 응대한다. 때로 지나친 친절은 상대방을 부담스럽게 할 수 있으므로 친절함이 사무에 맞는 친절임을 잊지 않는다. 발음은 정확하고 목소리는 명랑 게 의사전달이 확실히 되도록 한다. 바람직한 목소리는 낮으면서 공손 하고 활기찬 목소리며, 무표정한 음성과 지나치게 크거나 작은 목소리, 마지못해 대답하는 듯한 태도는 상대에게 불쾌감을 주게 된다.
③ 언제나 메모할 수 있도록 한다.
전화응대 시 필요한 내용을 적을 수 있도록 전화기 옆에 항상 공책과 펜을 가까이 두도록 한다. 통화 도중에 메모지나 펜을 찾는 태도는 상대방에게 신뢰감 줄 수 없을 뿐 아니라 전문 직업인의 자세라 볼 수 없다. 전화가 오면 왼손으로 수화기를 잡는 동시에 오른손에 펜을 잡는 것을 습관화하면 메모하는 습관이 저절로 몸에 익혀진다.
- 전화 걸 때
① 용건을 정리한다.
전화를 걸기 전에 전화를 거는 목적을 가능한 5W1H에 따라 정리하고 말할 순서를 미리 생각한다. 그러나 전화통화가 많은 비서직은 매번 내용정리 후 전화 걸기는 쉽지 않으므로 걸기 전에 반드시 머릿속으로 정리를 한 후 다이얼을 돌리도록 한다.
② 필요서류 등을 구비해 놓는다.
비서가 전화통화 중 "잠시 만요"하고 자료, 메모지를 찾는 행동은 통화 시간을 지연시킬 뿐 아니라 상대에게 신뢰를 줄 수 없다. 전화 걸기 전 필요한 서류나 자료를 반드시 갖추어 놓고 메모 노트와 펜은 항상 책상 위에 있어 언제든지 이용할 수 있도록 한다.
③ 상대방의 소속과 이름을 확인한다.
다이얼을 돌리기 전 상대방의 이름, 소속, 전화번호 등을 정확히 확인한다.
비서는 여러 곳에 동시에 전화해야 하는 경우가 많다. 이 때 전화를 걸어놓고 누구에게 걸었는지 생각나지 않아 당황하여 전화를 끊는 경우가 발생하지 않도록 한다.
④ 자신을 밝히고 상대방을 확인한다.
자기 소속과 이름을 밝히고 상대방을 확인한다. 자신을 소개할 경우는 회사명, 부서명, 이름순으로 밝히도록 하고 상사를 대신하여 전화를 걸 경우 반드시 "김영철 사장님 비서 이선화입니다" 등으로 소개한다.
⑤ 용건은 결론부터 말한다.
공적인 전화이므로 인사는 간단히 하고 서두를 시작하여 바로 용건으로 들어가도록 한다. 용건은 결론부터 말하고 다음에 필요한 내용을 서술한다.
⑥ 복창을 하도록 한다.
용건을 전달하면 받는 쪽이 복창하는 것이 예의이다. 그러나 상대방으로부터 아무런 반응이 없을 때 전화를 건 쪽에서 복창하여 상대방의 이해 여부를 반드시 확인하다. 특히 숫자나 날짜 등은 반드시 복창하여 재확인한다.
⑦ 끝맺음을 한다.
인사를 하고 수화기를 조용히 내려놓는다. 전화 건 사람이 먼저 끊으나 상대방이 손윗사람일 땐 상대방이 수화기를 내려놓은 후 조용히 내려놓는다.
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